Żeby sprzedać albo kupić nieruchomość, nie trzeba być osobiście obecnym przy zawieraniu umowy, można to uczynić przez osobę trzecią, zwaną pełnomocnikiem.
Osoba, która nie może osobiście dokonać pewnej czynności, może upoważnić do tego inną osobę, która dokona danej czynności w imieniu i na rzecz swego mocodawcy. Jeżeli więc nie możemy być obecni u notariusza przy podpisywaniu umowy sprzedaży, darowizny lub innej umowy w wyniku, której następuje przeniesienie lub obciążenie nieruchomości, wystarczy, że udzielimy pełnomocnictwa, a do aktu notarialnego stanie za nas pełnomocnik, który np. nabędzie lub sprzeda w naszym imieniu nieruchomość. Na wstępie należy zaznaczyć, że udzielając pełnomocnictwa, nie możemy udzielić go do dokonywania wszelkich czynności prawnych. Pełnomocnictwo takie stwarzałoby zbyt duże zagrożenie dla mocodawcy, dlatego każde pełnomocnictwo musi mieć jakiś zakres umocowania. Czynność prawną udzielenia pełnomocnictwa do dokonywania wszelkich czynności prawnych trzeba uznać za czynność prawną bezwzględnie nieważną (art. 58 § w powiązaniu z art. 98 kodeksu cywilnego). Pamiętajmy też, że działanie pełnomocnika wywiera takie same skutki, jak działanie samego mocodawcy. Zatem wszystkie czynności, jakich dokona pełnomocnik, posługując się pełnomocnictwem, będą skutkowały dla nas tak, jak byśmy dokonali ich sami.
Rodzaj, forma i treść pełnomocnictwa
Możemy wyróżnić dwa rodzaje pełnomocnictwa: ogólne i szczególne. Pełnomocnictwo ogólne upoważnia pełnomocnika do dokonywania czynności zwykłego zarządu, mających na celu zachowanie majątku i osiągnięcie z niego normalnych korzyści. Do czynności przekraczających zwykły zarząd potrzebne jest pełnomocnictwo szczególne, które może być pełnomocnictwem rodzajowym, czyli upoważnieniem do dokonywania czynności prawnych określonego rodzaju lub pełnomocnictwem szczegółowym, upoważniającym do dokonania jednorazowo konkretnej czynności. Nabycie nieruchomości jest czynnością przekraczającą zwykły zarząd majątkiem (uzasadnienie wyroku Sądu Najwyższego z 4 listopada 1998 r., II CKN 866/97). Czynność taka wymaga więc dla swej ważności pełnomocnictwa szczególnego. Oznacza to, że z treści pełnomocnictwa musi wyraźnie wynikać, że pełnomocnik został umocowany do sprzedaży lub zakupu albo konkretnej opisanej w pełnomocnictwie nieruchomości (pełnomocnictwo szczegółowe), albo ogólnie każdej nieruchomości (pełnomocnictwo rodzajowe). Ponadto zgodnie z art. 99 kodeksu cywilnego, jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. Ponieważ art. 158 kodeksu cywilnego wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy aktu notarialnego przy umowie przeniesienia własności nieruchomości (sprzedaży, darowizny itd.), także pełnomocnictwo do przeniesienia własności nieruchomości wymaga formy aktu notarialnego.
Opróc
z rodzaju i formy istotna jest treść pełnomocnictwa, bo ważne są też ograniczenia zawarte w treści dokumentu, a dotyczące warunków umowy. Udzielający pełnomocnictwa może bowiem ograniczyć dowolność pełnomocnika, określając na przykład kwotę minimalną, za jaką może on sprzedać nieruchomość, czy też wymagając, aby kupujący zapłacił cenę na jego konto bankowe, a nie do rąk pełnomocnika itd. W treści pełnomocnictwa powinno się też znaleźć umocowanie do reprezentowania przed urzędami, osobami fizycznymi i prawnymi we wszelkich sprawach związanych z zawieraną przez pełnomocnika umową, gdyż musimy pamiętać, że kupno czy sprzedaż nieruchomości to nie tylko samo podpisanie umowy w formie aktu notarialnego, ale też szereg formalności, których tylko część załatwi za nas notariusz. Musimy chociażby wybrać dokumenty niezbędne do zawarcia umowy, dokonać przepisania mediów (gaz, prąd, woda itd.) w zakładach przesyłowych na nowego nabywcę.
Kto może być pełnomocnikiem
Pełnomocnikiem może być każda osoba fizyczna posiadająca przynajmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnych. Z reguły w Polsce przyjęło się, że na pełnomocnika powołujemy osobę z najbliższej rodziny, gdyż do niej mamy największe zaufanie. Zatem gdy nie możemy osobiście być obecni przy umowie, nasze interesy najczęściej reprezentuje ojciec, matka, brat lub siostra. Jednak ponieważ często osoby z najbliższej rodziny nie mają niezbędnej wiedzy i doświadczenia na rynku nieruchomości, przy bardziej skomplikowanych umowach pełnomocnictwa można udzielić prawnikowi. Czasami pełnomocnictwo udzielane jest też pośrednikowi w obrocie nieruchomościami i jest to najczęściej kontynuacja wcześniej podpisanej z nim umowy pośrednictwa. Z taką sytuacją mamy do czynienia zwłaszcza, gdy kupującym jest cudzoziemiec lub Polak przebywający na stałe za granicą. Wówczas osoba taka zleca pośrednikowi znalezienie w Polsce określonej nieruchomości, załatwienie wszelkich formalności związanych z zakupem tej nieruchomości oraz podpisanie umowy sprzedaży. Jeżeli jednak udzielamy pełnomocnictwa profesjonaliście, pamiętajmy, że pełnomocnictwo jest niezależne od umowy, którą z nim podpisaliśmy. Niezależność pełnomocnictwa sięga tak daleko, że rozwiązanie tej umowy nie pociąga za sobą automatycznie uchylenia pełnomocnictwa. Zatem jeżeli rezygnujemy z usług profesjonalisty, to musimy pamiętać, że oprócz rozwiązania z nim umowy musimy oddzielnie odwołać też pełnomocnictwo, w przeciwnym wypadku osoba ta, mimo rozwiązania z nią umowy, będzie nadal umocowana do dokonania czynności w naszym imieniu.
Pełnomocnictwo w Polsce
Jeżeli przebywamy w Polsce i chcemy udzielić pełnomocnictwa do sprzedaży lub kupna nieruchomości, to udajemy się do notariusza w celu spisania aktu notarialnego pełnomocnictwa. Musimy mieć ze sobą swój dowód osobisty oraz dane osoby, której chcemy udzielić pełnomocnictwa (imię i nazwisko, imiona rodziców, adres zameldowania, PESEL, numer dowodu osobistego). Dane te umieszczone w pełnomocnictwie umożliwią później notariuszowi, który będzie sporządzał umowę, właściwą identyfikację pełnomocnika. Pamiętajmy, że osób o tym samym imieniu i nazwisku jest wiele, więc im więcej danych osobowych pełnomocnika podamy w pełnomocnictwie, tym mamy większą gwarancję, że nie kto inny tylko osoba przez nas wskazana będzie się mogła się nim posłużyć.
Notariusz za sporządzenie aktu notarialnego pełnomocnictwa pobierze wynagrodzenie w maksymalnej wysokości 30 zł + 22% VAT, a jeżeli pełnomocnictwo będzie zawierać umocowanie do kilku różnych czynności 100 zł + 22% VAT. Oprócz tego zapłacimy notariuszowi opłatę za każdy wydany przez niego wypis pełnomocnictwa, gdyż oryginał pełnomocnictwa z naszym podpisem i podpisem notariusza, tak jak każdy akt notarialny zostaje w kancelarii notarialnej, a osobom uprawnionym wydawane są tylko wypisy tego pełnomocnictwa. Za wydanie wypisu pełnomocnictwa notariusz pobierze od nas opłatę w wysokości 6 zł + 22% VAT za każdą stronę wypisu (z reguły jest to jedna, dwie strony). Wypis takiego pełnomocnictwa przesyłamy pełnomocnikowi, a on okazuje go notariuszowi, który sporządza umowę. Wypis jest podstawą do uznania, że pełnomocnik działa w naszym interesie, a wraz z wypisem aktu notarialnego umowy jest również podstawą dla sądu wydziału ksiąg wieczystych dokonania wpisów w księdze wieczystej.
Pełnomocnictwo za granicą – Apostille
Pełnomocnictwo możemy sporządzić również za granicą. W tym celu tak jak w Polsce udajemy się do notariusza. Jednak pełnomocnictwem sporządzonym za granicą nie można się od razu posłużyć w Polsce. Musimy dochować jeszcze pewnych formalności. Przede wszystkim w większości wypadków na pełnomocnictwie sporządzonym w innym kraju musi się znaleźć klauzula apostille. Apostille jest to poświadczenie dokumentu sporządzonego w jednym państwie umożliwiające legalne użycie go w innym państwie. Poświadczenie to wydawane jest przez właściwy organ państwa, z którego dokument pochodzi. Zasady używania apostille reguluje konwencja haska z 5.10.1961 roku. Apostille jest sporządzany według wzoru załączonego do konwencji i ma formę adnotacji dokonywanej na dokumencie. Obecnie konwencję tę przyjęło ponad 80 państw. Użycie klauzuli nie zawsze jest konieczne, bo niektóre państwa w drodze umów międzynarodowych zniosły wymóg legalizacji. Jednak wiele krajów, w tym m.in. Kanada, nie ratyfikowały konwencji i tryb legalizacji dokumentów w tych państwach jest utrudniony. W większości krajów europejskich organem formalnie wydającym klauzulę są Ministerstwa Spraw Zagranicznych, które w celu ułatwienia dostępności delegują lokalne urzędy. W USA klauzulę tę wydają sekretarze stanu poszczególnych stanów. Oprócz klauzuli dokument pełnomocnictwa musi być jeszcze w Polsce przetłumaczony na język polski przez tłumacza przysięgłego języka, w którym dokument został sporządzony. Oczywiście nie będzie to konieczne, jeżeli pełnomocnictwo zostanie sporządzone w języku polskim, co wcale nie jest takie rzadkie. Często bowiem pełnomocnictwa za granicą sporządzane są przez samego pełnomocnika, a notariusz tylko poświadcza, że dana osoba własnoręcznie dokument ten podpisała. W takich sytuacjach notariusze za granicą dopuszczają napisanie pełnomocnictwa w języku polskim, nawet jeżeli nie znają języka polskiego, gdyż ich rola ogranicza się do potwierdzenia własnoręczności podpisu na dokumencie, a nie weryfikowania jego treści. Ponadto w USA i Kanadzie znajdziemy wielu notariuszy polskiego pochodzenia znających język polski. Pamiętajmy jednak, że notariusz w tych krajach nie musi być prawnikiem, dlatego jeżeli przebywamy np. w USA, najlepiej treść pełnomocnictwa skonsultować z prawnikiem w Polsce, a następnie przed amerykańskim notariuszem złożyć tylko podpis na tak przygotowanym dokumencie.
Opłata skarbowa
Od pełnomocnictwa musimy zapłacić opłatę skarbową. Zgodnie z przepisami opłatę skarbową można wnieść wyłącznie gotówką w kasie organu podatkowego lub bezgotówkowo na rachunek tego organu. Właściwym organem podatkowym w sprawach opłaty skarbowej jest wójt, burmistrz, prezydent miasta właściwy według miejsca zawierania umowa w formie aktu notarialnego. Opłata skarbowa od pełnomocnictwa wynosi obecnie 17 zł, a dowód jej opłacenia należy dopiąć do pełnomocnictwa, które przedstawiamy notariuszowi.
Odwołanie i wygaśnięcie pełnomocnictwa
Pełnomocnictwo może być w każdym czasie odwołane. Jednakże pełnomocnictwo nie może być odwołane w dowolnym czasie, jeżeli mocodawca zrzekł się odwołania pełnomocnictwa z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa. Z taką sytuacją będziemy mieć do czynienia np. gdy strony zawarły umowę przedwstępną sprzedaży, a sprzedający udzielił kupującemu pełnomocnictwa do zawarcia umowy sprzedaży, w którym zrzekł się prawa jego odwołania. Należy zwrócić uwagę, że odwołanie pełnomocnictwa nie wymaga żadnej szczególnej formy prawnej (np. formy aktu notarialnego), nawet w sytuacji, gdy taka forma była zastrzeżona dla udzielenia pełnomocnictwa (wyrok Sądu Najwyższego z 4.11.1998 II CKN 866/97).
Pełnomocnictwo wygasa z chwilą śmierci mocodawcy lub pełnomocnika, jednakże umocowanie nie wygasa z chwilą śmierci mocodawcy, jeżeli tak zaznaczono w pełnomocnictwie z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa. Jeżeli pełnomocnictwo ustanowiono dla dokonania konkretnej czynności prawnej, to umocowanie wygasa z chwilą dokonania tej czynności, a jeżeli pełnomocnictwo ustanowiono na oznaczony czas, to wygasa ono z chwilą upływu tego czasu. Ponadto należy pamiętać, że po wygaśnięciu umocowania pełnomocnik jest obowiązany zwrócić mocodawcy dokument pełnomocnictwa i jest to bardzo ważne, bo dopóki ma on wypis pełnomocnictwa, to mimo odwołania pełnomocnictwa może go użyć. Jeżeli pełnomocnik po wygaśnięciu umocowania dokona w imieniu mocodawcy czynności prawnej, np. sprzeda nieruchomość, to umowa taka będzie ważna, chyba że druga strona umowy o wygaśnięciu pełnomocnictwa wiedziała lub z łatwością mogła się dowiedzieć.
Wirtualne akty notarialne
Być może doczekamy się, że dzięki elektronicznemu aktowi notarialnemu, nad którym prace trwają nie tylko w Polsce, będziemy kupować i sprzedawać nieruchomości na odległość. Jeżeli taka instytucja zostanie wprowadzona, nie będziemy już musieli sporządzać pełnomocnictwa. Jeśli bowiem strony umowy będą przebywać w różnych miastach, każda z nich uda się na miejscu do notariusza. W sporządzeniu aktu elektronicznego uczestniczyć będą dwie strony umowy i dwóch notariuszy, każdy w innym mieście. Treść sporządzonego aktu będzie widoczna na ekranie komputerów obu notariuszy, a podpisy strony i notariusz będą składać w formie podpisu elektronicznego. Złożone pod aktem podpisy elektroniczne będą jeszcze sprawdzone i potwierdzone przez jednostkę certyfikującą, która wydała podpis. Akt notarialny sporządzony w komputerze będzie miał wartość dokumentu pisemnego. Jak widać, umowa taka nie będzie do końca wirtualna, bo nie sporządzimy jej na komputerze domowym, tylko tak jak obecnie będziemy musieli udać się do notariusza. Obecność u notariusza będzie konieczna, aby wyeliminować ewentualne zawarcie takiej czynności chociażby przez osobę psychicznie chorą. Notariusz, zanim sporządzi akt, poznaje klienta, rozmawia z nim, co pozwala mu zorientować się w sytuacji. Jednak elektroniczny akt notarialny wymaga głębokich zmian w prawa i szybko się go nie doczekamy.
Paweł Puch
Źródło: „Krakowski Rynek Nieruchomości" nr 10/2008, 2008.06.02